Unternehmen werden von Menschen geplant, gedacht und betrieben. Probleme mit Compliance sind zutiefst menschliche. Sie betreffen darum nicht nur die anderen. Die Neigung, in Compliance-Probleme verwickelt zu sein, variiert allerdings erheblich.

Gesetze und ethische Standards sind für sich genommen nur Regeln. Effektive Compliance bedeutet, diesen Regeln im Alltag Geltung zu verschaffen und sie zu leben. Dazu braucht es effektive Incentives, Vertrauen in das Commitment des Managements, eine effektive Identitätsbildung und gute Vorbilder sowie klare Verantwortlichkeiten.

Meldesysteme sind Instrumente einer ethischen Unternehmensentwicklung. Es sollte geklärt werden, wie dieses Instrument mit der unternehmensinternen Sinnstiftung verbunden wird. Es muss für möglichst alle Stakeholder das Warum der Einführung interner Meldesysteme beantwortet werden. Hierin liegen Potenziale für den Vertrauens- und Reputationsaufbau von Management und Unternehmen.

Konkret ist ein mit Blick auf das Unternehmen passender Meldekanal zu wählen. Außerdem gilt es, die Meldestellen einzurichten, dafür Verantwortliche festzulegen und sicherzustellen, dass die Meldungsbearbeitung den Anforderungen der Whistleblower-Richtlinie, der DSGVO und ggf. weiteren nationalen Vorschriften genügt.

Durch werbende und akzeptanzfördernde interne Kommunikation muss diese Meldestelle im Einklang mit der Organisationskultur eingeführt werden. Kommunikation ist hierbei essentiell, um den Erfolg des Meldesystems und seines Beitrags für die strategischen Ziele von Compliance- und Vertrauens-Kultur sicherzustellen. Es muss eine Begründung der Einführung des Meldesystems kommuniziert werden, die über die Gründe der EU-Verordnung hinausgehen und die zu den Zielen, Werten, Vorstellungen und Ritualen der Organisation passfähig sind.

Prinzipien einer akzeptanzfördernden Vorgangsbearbeitung und Kommunikation sind: Responsivität, Transparenz und Verlässlichkeit bei der Vorgangsbearbeitung.

Werden die Bearbeitung von Meldungen in den Rahmen der Werte und Prinzipien der Organisation gesetzt und die wenigen wünschenswerten Praktiken verurteilt, lässt sich das ethische Führungsverhalten des Managements konturieren. Damit kann sich die Unternehmenskultur sowie die Identifikation und Verbundenheit mit der Organisation festigen.

Auch eine gute Handhabung interner Meldungen kann dazu führen, dass Dinge schiefgehen und Hinweisgeber sich an externe Stelle oder die Öffentlichkeit wenden.

Für diesen Fall gilt es, vorbereitet zu sein. Die Krisenkommunikation sollte für den Fall der externen Meldung bereits vorgedacht sein. Dabei ist differenziert nach Form, Delikt und Schaden vorzugehen.

Kommunikativ und ggf. auch rechtlich sollte u.a. vorgedacht werden für den Fall, dass das interne Meldesystem und deren Bearbeitung versagt haben, sodass die externe Meldung aus Sicht des Hinweisgebers unumgänglich geworden ist. Außerdem sollte die Möglichkeit beachtet werden, dass die Möglichkeiten der EU-Richtlinien (interne, externe Meldung und Offenlegung) missbraucht oder grob fahrlässig gehandhabt werden. Für den Fall tatsächlicher massiver Compliance-Probleme ist ebenso Vorsorge zu treffen.