Meldesysteme sind Instrumente einer ethischen Unternehmensentwicklung. Es sollte geklärt werden, wie dieses Instrument mit der unternehmensinternen Sinnstiftung verbunden wird. Es muss für möglichst alles Stakeholder das Warum der Einführung interner Meldesysteme beantwortet werden. Hierin liegen Potentiale für den Vertrauens- und Reputationsaufbau von Management und Unternehmen.
Konkret ist ein mit Blick auf das Unternehmen passender Meldekanal zu wählen. Außerdem gilt es, die Meldestellen einzurichten, dafür verantwortliche festzulegen und sicherzustellen, dass die Meldungsbearbeitung den Anforderungen der Whistleblower-Richtlinie, der DSGVO und ggf. weiteren nationalen Vorschriften genügen.
Durch werbende und akzeptanzfördernde interne Kommunikation muss diese Meldestelle im Einklang mit der Organisationskultur eingeführt werden. Kommunikation ist hierbei essentiell, um den Erfolg des Meldesystems und seines Beitrags für die strategischen Ziele von Compliance- und Vertrauenskultur sicherzustellen. Es muss eine Begründung der Einführung des Meldesystems kommuniziert werden, die über die Gründe der EU-Verordnung hinausgehen und die zu den Zielen, Werten, Vorstellungen und Ritualen der Organisation passfähig sind.
Prinzipien einer akzeptanzfördernden Vorgangsbearbeitung und Kommunikation sind: Responsivität, Transparenz und Verlässlichkeit bei der Vorgangsbearbeitung.
Wird die Bearbeitung von Meldungen in den Rahmen der Werte und Prinzipien der Organisation gesetzt und die wenigen wünschenswerten Praktiken verurteilt, lässt sich das ethische Führungsverhalten des Managements konturieren. Damit lässt sich die Unternehmenskultur sowie die Identifikation und Verbundenheit mit der Organisation festigen.
