Compliancekommunikation – Der effektivste Weg zur Regel- und Rechtskonformität

Gesellschaft, Kapitalmärkte, Politik fordern effektive Compliance von Unternehmen und Organisationen

Compliance bedeutet die Gesetzeskonformität und moralische Regeltreue von Unternehmen und Organisationen. Compliance als Handlungsfeld bzw. Struktureinheit eines Unternehmens oder einer Organisation soll dafür sorgen, dass Regel- und Rechtsverletzungen möglichst unwahrscheinlich werden, oder zumindest das Mögliche unternommen wurde, um diesen nicht fahrlässig Raum gegeben zu haben. Wird der gesetzliche bzw. fachliche Standard bei Compliance-Maßnahmen erfüllt, wirkt dies straf- und sanktionsmindernd für die Organisation und ihre Führung.

Compliance Management-Systeme sorgen dafür, dass das Tagesgeschäft überwacht wird, dass diese Überwachung effektiv ist, und dass es interne Revisionsprozesse gibt, die wiederum die Qualität der Überwachungssysteme garantieren (Three Lines of Defence).

Was kann Kommunikation zu guter Compliance beitragen?

Kommunikation bedeutet „Austausch“. Gute Kommunikation fördert Compliance, indem sie zielgruppengerecht denkt und nicht einseitig vom Absender der Kommunikation ausgeht. Zentrale Effekte von Kommunikation im Compliancebereich sind die folgenden:

• Werte wie Ehrlichkeit, Rechtschaffenheit, Integrität, Rollenvorbilder und Idealvorstellungen wie der „ehrbare Kaufmann“ bzw. die „ehrbare Kauffrau“ werden durch Kommunikation vermittelt, anschaulich dargestellt.
• Das gleiche gilt für Zweck und Handhabung von Complianceinstrumenten. Richtlinien müssen nicht nur verständlich sein, sondern zentrale Elemente können so aufbereitet werden, dass sie leicht verständlich und anschlussfähig an eine alltägliche Moral dargestellt werden. Hierzu helfen etwa wichtige didaktische Prinzipien wie Handlungs- und Lebensweltorientierung. Dagegen führen ellenlange schriftliche Belehrungen und unverständliche Richtlinien als mehr oder minder alleinige Instrumente der Compliance zu Frust, nicht selten sogar zu Zynismus.
• Die Compliancebranche spricht gern vom „Tone from the Top“: Was Bürger von Politikern erwarten, nämlich klare Aussagen, moralische Führung, das Bekenntnis zu „roten Linien“, die nicht überschritten werden dürfen, vorbildhaftes Reden und Handeln – das alles erwarten Mitarbeiter und Management von Eigentümern, Gründern, Geschäftsführern und C-Level-Managern. Im Übrigen erwarten dies auch immer mehr die Klienten oder Kunden eines Unternehmens und zudem die wichtiger werdende Gruppe der potentiellen Mitarbeiter: Integrität und Compliance ist bedeutsam auch im Wettbewerb um Arbeitskräfte.
• Bei der Krisenbearbeitung ist die richtige Kommunikation von höchster Bedeutung: Diese muss schnell, relevant, ehrlich und proaktiv erfolgen. Ansonsten greifen sehr schnell die „Mechanismen der Skandalisierung“ (Hans Matthias Kepplinger) – auch dann, wenn die Unternehmen meinen, mit guten Gründen langsam und unvollständig informieren zu dürfen. Etliche Fälle zeigen, dass bei Fehlverhalten Kommunikation die wichtigste Ressource für Reputation und Legitimität von Unternehmen und Geschäftsführung darstellt.
• Sanktionen müssen dargestellt und begründet werden. Mitunter hat die Geschäftsführung Handlungsspielraum im Umgang mit Regelbrüchen – diesem muss sie sich bewusst sein, und sie muss begründen, warum sie sich wie entscheidet. Sanktionen sind eingebettet in Vorstellungen von Gerechtigkeit und von Sanktionswirkungen.

Kommunikation ist wesentlich für die Ausbildung jener Vorstellungen und Einstellung zu Regeln und gesetzlichen Anforderungen, die sodann das Handeln der Mitarbeiter prägen – und die eine Compliance-Kultur des Unternehmens ausmachen.

Compliancekommunikation effektiv betreiben: Instrumente und Prozesse

Instrumente umfassen die ganze Klaviatur der Unternehmenskommunikation: von der unternehmensöffentlichen Rede der Geschäftsführung über Beiträge im Intranet, der Firmenzeitschrift, der Nachhaltigkeitskommunikation bis hin zu Positionierung, Branding und auch Coaching und Schulung von sowohl Führungskräften wie auch Mitarbeitern.

Gerade weil viele Unternehmen in all diesen Belangen nicht bei null anfangen, ist es oft möglich, eine Compliance-Kommunikationsstrategie mit vertretbaren Kosten umzusetzen. Für die Strategieentwicklung haben wir bei eine eigene Toolbox Compliance-Kommunikation entwickelt, die sich entlang der folgenden Phasen orientiert:

• Phase 1 – Initialisierung: Beschreibung der Ausgangslage, Identifikation der Handlungsbedarfe, Kosten/Nutzen-Abwägungen
• Phase 2 – Planung: Botschaften formulieren, Zielgruppen beschreiben, Medien definieren, Set Up der operativen Kommunikationsprozesse
• Phase 3 – Befähigung: Zentrale Prinzipien der Vermittlung von Compliance-Inhalten an die Zielgruppen und mit den Medien werden bewusst genutzt, sei es rein informationsvermittelnd oder mitarbeiterbeteiligend – unter Rückgriff u.a. auf (Verhaltens-)Psychologie, Integrity-Management, Beispiele guter Praxis der Krisen-, Mitarbeiter- und Führungskommunikation
• Phase 4 – Evaluation und Optimierung: Mechanismen des Kommunikationscontrollings werden genutzt, um die internen Ressourcen effektiv zu nutzen

Da Unternehmen jedes Jahr viel Geld durch Regel- und Rechtsverstöße verlieren, ist kaum ein Handlungsfeld der Unternehmenskommunikation mit so unmittelbarem Return of Investment belegt wie die Complianckommunikation.